Dare un posto ai documenti
Prepara un dossier unico della tua attività, senza duplicati e con categorie chiare. Puoi tenere insieme:
- Fatture emesse e ricevute
- Contratti e ordini rilevanti
- Prove di incasso/pagamento
- Ricevute di trasmissione (SdI, PEC) e file firmati
- Comunicazioni fiscali
- Punti da chiarire
Segna se un documento manca e distingui sempre la data del documento dalla data dell’incasso/pagamento. L’ordinamento dei file è un supporto operativo, non equivale alla conservazione a norma: verifica l’eventuale servizio di conservazione offerto dal tuo software di fatturazione.
Tenere separate le scadenze e le attività interne
Gestisci uno scadenzario per gli adempimenti esterni e, a parte, un piano di attività interne. Per ogni scadenza annota: la fonte dell’obbligo, il responsabile, cosa va preparato e dove salvi la prova dell’adempimento. Le attività interne includono raccolta documenti, controlli di coerenza, richieste di integrazioni a clienti/fornitori. Mantenerle separate evita di perdere un adempimento perché bloccato da un’attività preparatoria.
Conservare la prova di ciò che è stato fatto
- Fatture elettroniche: salva l’identificativo di trasmissione e la ricevuta SdI. Le ricevute possono essere di scarto, consegna o impossibilità di consegna. Uno scarto significa che la fattura non è stata emessa: correggi la causa e rinvia. L’impossibilità di consegna dopo i controlli formali non equivale a scarto: informa il cliente che il documento è disponibile nel suo spazio dedicato. I controlli SdI sono formali e non sostituiscono il corretto trattamento IVA (Agenzia delle Entrate, controlli e ricevute SdI).
- PEC: tra caselle PEC, le ricevute di accettazione e consegna provano invio e recapito con riferimento temporale; il messaggio è considerato consegnato anche senza lettura della casella. Conserva le ricevute insieme al documento inviato e tieni sotto controllo la capacità della casella (AgID, posta elettronica certificata).
- Firma: usa la firma digitale/qualificata per garantire autenticità e integrità dei documenti dove serve; conserva il file firmato e l’esito della verifica. Non confondere l’immagine della firma con una firma digitale.
Approfondisci strumenti e cautele in materia di PEC e firma digitale.
Condividere i documenti con il commercialista
Concorda canale e frequenza di invio in base all’attività. Non inviare credenziali: se serve, predisponi un accesso delegato. Un semplice registro di scambio aiuta entrambi; colonne consigliate:
- Documento
- Cliente/fornitore
- Data
- Riferimento (numero, contratto, ordine)
- Stato di trasmissione (SdI/PEC)
- Incasso/pagamento
- Punto da chiarire
Trovi un elenco pratico dei documenti da inviare al commercialista per preparare ogni passaggio senza rincorse.
