Confrontare i dati con quelli del cliente
Prima di generare il file, metti in fila i documenti e le informazioni che già hai: preventivo o contratto, prestazione effettivamente resa, anagrafica e recapiti del cliente. Lo SdI controlla la presenza dei dati necessari del fornitore e del cliente e l’esistenza degli identificativi fiscali Agenzia delle Entrate, controlli e ricevute SdI.
- Richiedi e confronta denominazione/ragione sociale, indirizzo e identificativi fiscali con ciò che inserisci in fattura; risolvi eventuali divergenze col cliente prima dell’invio.
- Se il cliente comunica una partita IVA, verifica che esista tramite il servizio ufficiale di verifica dell’Agenzia.
- Indica un riferimento d’ordine/contratto utile a entrambi per il riscontro.
Per l’organizzazione del lavoro su invio, ricevute e archiviazione vedi il ciclo completo della fatturazione elettronica, invio e ricevute.
Controllare oggetto e importi
Lo SdI verifica la presenza del numero e della data della fattura, la natura dell’operazione e la coerenza degli importi Agenzia delle Entrate, controlli e ricevute SdI. Questa è una verifica formale: non sostituisce il corretto trattamento IVA scelto da te.
- Descrivi in modo chiaro la prestazione o la fornitura. Verifica separatamente con il consulente il trattamento IVA da indicare nel documento.
- Controlla numerazione e data coerenti con il tuo registro interno.
- Verifica imponibili, imposte eventualmente applicate e totali siano coerenti tra loro.
Verificare il recapito e i duplicati
Lo SdI controlla l’indirizzo di consegna del documento e i duplicati Agenzia delle Entrate, controlli e ricevute SdI.
- Conferma con il cliente il recapito per la ricezione della fattura elettronica prima dell’invio.
- Evita duplicati verificando che numero e data non siano già stati trasmessi e mantenendo un registro degli invii.
Dopo l’invio, leggere la ricevuta
Dopo i controlli, lo SdI invia una ricevuta di scarto, di consegna o di impossibilità di consegna Agenzia delle Entrate, controlli e ricevute SdI.
- Scarto: la fattura non è emessa. Leggi la causa, correggi e ritrasmetti.
- Consegna: il documento è stato recapitato al destinatario. Non confondere la consegna con il pagamento: sono aspetti distinti.
- Impossibilità di consegna: i controlli sono superati ma il recapito non è disponibile. Devi informare il cliente che la fattura è disponibile nel suo spazio di consultazione nel portale Fatture e Corrispettivi.
Salva l’identificativo di trasmissione e la ricevuta collegata, aggiorna il tuo tracciamento interno e concorda con il tuo professionista come gestire le eventuali correzioni e reinvii.
